1. 社内文書の保存

1.1 年次財務諸表と取締役報告書

会社の損益計算書及び貸借対照表は、香港の公認会計士によって監査され、設立後18ヶ月以内に株主総会に提出されなければなりません。会社は設立2年目以降、毎年最低1つの損益計算書及び貸借対照表を作成する必要があります。「会社条例」には、作成が必要な財務諸表に関する詳細な規制及び説明があります。必要に応じて、啓源は要求に応じて詳細情報を提供できます。一般的に、香港私的株式会社は財務諸表を会社登記所に提出する必要がありません。

取締役報告書は、年次財務諸表と一緒に作成する必要があります。「会社条例」には、会社又は関連会社に係る主要な業務の契約書の詳細等、報告書に含めるべき内容も記載されています。

1.2 年次株主総会

年次株主総会は会社設立日から18ヶ月以内に開催する必要があります。その後、毎年且つ前回の会議の日から15ヶ月以内に開催する必要があります。株主の審査が必要な財務諸表又はその他の事項がない場合でも、会社は年次株主総会を開催しなければなりません。

取締役は年次株主総会を開催する前に、監査済み財務諸表及び取締役報告書を準備しなければなりません。取締役は配当金の配分を勧めることができ、且つ年次株主総会の開催を許可することが必要です。出席して議決権を有する株主の全員の同意を取得した場合、短期間で開催することができます。それ以外は、21日以上前に年次株主総会の開催を全ての株主に通知する必要があります（会社定款が別途規定した場合を除く）。出席して議決権を有する株主の全員が承認しない限り、会社は開催日の21日以上前に会議で審査しようとする財務諸表、及びその他の事項を全ての株主、債権者又は関連者に送信する必要があります。

1.3 メンバー登記冊の保存

全ての会社は「会社条例」に従って全ての株主を記載するメンバー登記冊を保存する必要があります。メンバー登記冊の原本又は写しは会社の香港での登録住所に置かなければなりません。啓源が会社秘書役とする場合、クライアント様は株式譲渡又は新株発行の際に啓源に通知する必要があります。

1.4 譲渡登記冊、取締役登記冊、秘書役登記冊の保存

会社は「会社条例」に従って譲渡登記冊、取締役登記冊、秘書役登記冊を会社の香港での登録住所に置かなければなりません。啓源が会社秘書役とする場合、クライアント様は取締役の委任又は解任の際に啓源に通知する必要があります。

1.5 決議と議事録の保存

会社は取締役、株主、取締役会及び株主総会の全ての議事録を保存する必要があります。また、上記の当事者が可決した書面決議の写しを保存する必要があります。

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